La forma correcta de llevar el control de una empresa es mediante la medición de sus resultados. Con el objetivo de mejorar su rendimiento, alineándolo tanto con los objetivos de la compañía, como con los de otros departamentos. Para esto es esencial la ayuda de una herramienta llamada Cuadro de Mando Integral-CMI ¿Cómo elaborarlo de forma correcta?
Este cuadro consiste en recolectar los datos financieros de una empresa. Usualmente cada 3 meses se realizan estos cuadros de mando. Su objetivo es brindar una visión general, en tiempo real y sumamente objetiva. Con el cual, pueda el directivo de la organización tomar las decisiones correctas para mejorar cada vez más, el rendimiento de dicha compañía.
¿Cuáles son los pasos para elaborar un Cuadro de Mando Integral-CMI?
Como toda metodología de gestión estratégica, para elaborar un Cuadro de Mando Integral- CMI, existe una serie de pasos a seguir para hacerlo de manera correcta y conseguir los objetivos planteados. Que en este caso seria, mejorar la organización.
Definir la estrategia
Este primer paso se trata de la planeación estratégica, que sin duda es el más importante. Consiste en la definición de la ruta de navegación. En donde la compañía se plantea cuál es su visión, misión valores corporativos y las estrategias a plantear para conseguir los objetivos.
¿Qué se debe tener en consideración al momento de definir la estrategia?
- Razón de sus nichos y mercados
- Estado de relaciones comerciales
- Políticas internas y externas
- Relaciones gubernamentales
- Relaciones políticas
- Stakeholders (grupos interesados)
Definir la estrategia, ayudará a la compañía a plantear una línea de acción, lo que se hará, de qué manera y a qué estilo.
Crear la estructura de la estrategia
Luego de haber planteado la estrategia, llega el momento de estructurarla de forma adecuada. Para mantener el equilibrio, se deben tomar en cuenta las cuatro perspectivas el Cuadro de Mando Integral, que son:
- Perspectiva financiera: Se considera que es la principal, debido a que está directamente enlazada a la razón fundamental de cualquier empresa, es decir, los beneficios económicos. Además, con esta se puede determinar cómo saber si las relaciones de precio, costo y beneficio requieren de atención o van mejorando, y mucho más.
- Perspectiva del cliente: En esta parte se plantean los objetivos para conocer todo sobre la relación de la compañía con el cliente. Esta relación varía por cada compañía y cliente. Por ejemplo, en una empresa de comida, esta querrá saber que tan satisfechos están los clientes con el nuevo menú. Por otro lado, si nos referimos a una empresa de telecomunicaciones, estos querrán saber que tan a gusto está el cliente con los tiempos de atención.
- Perspectiva de los procesos: Se deben tomar en cuenta las diferentes metodologías que se han creado, para mejorar los procesos de una empresa, como, por ejemplo, los sistemas Lean y Six Sigma. En esta parte se conocerán las ideas, los posibles obstáculos y las soluciones.
- Perspectiva de crecimiento y aprendizaje: Es aquí donde se deja atrás la burocracia y se empieza a tomar en cuenta los procesos internos de la empresa. Conociendo todo sobre la organización, en cuanto a sus métodos, entornos, capital, trabajadores, etc.
Delegar las responsabilidades
En este tercer paso, se delegan las responsabilidades que conlleva cumplir con las metas del objetivo planteado. Con la finalidad de que se refleje el aporte de cada proceso del desempeño organizacional.
Consiste en que cada puesto de trabajo dentro de la empresa, cumplan con sus compromisos. Cada cargo tendrá un objetivo que cumplir, que en conjunto estarán participando en la estrategia para obtener los fines requeridos.
Método de reporte de los datos
El cuarto paso consiste en el seguimiento de las acciones, mediante un reporte de datos, que consisten en las siguientes preguntas que se deben plantear:
- ¿Quién está a cargo de manejar toda la información sobre los indicadores de desempeño?
- ¿Cada cuánto tiempo se obtienen estos datos?
- Dentro de cada nivel jerárquico ¿Quién reporta la información que se recibe?
- ¿Cómo se garantiza el cumplimiento del desempeño para la mejora organizacional?
- ¿Cada cuánto tiempo, la alta gerencia estará revisando toda la información?
Medir el desempeño y la mejora continua
Luego de haber recolectado toda la información en el paso anterior, es necesario medir la estrategia que se está llevando a cabo. Donde se llevará un control, estableciendo plazos de entrega y políticas y condiciones de tratamiento de datos. Para mejores resultados, se recomienda hacer las evaluaciones de forma semestral de los resultados globales. Y a su vez, hacer de forma mensual la medición de las métricas.
Para finalizar citamos una frase del matemático y físico británico William Thomson Kelvin, que es importante tomar en cuenta: “Lo que no se define no se puede medir, Lo que no se mide no se puede mejorar, Lo que no se mejora, se degrada siempre”.